+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правила оформления чеков для авансовых отчетов

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника. На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации. Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Командировка: от приказа до авансового отчета

Новые правила по подотчету с 1 июля 2019 года

Порядок заполнения данного отчета, к сожалению, не содержит четких рекомендаций касательно того, как заполнять отдельные графы. Поэтому зачастую возникает ряд вопросов. Как заполняется каждая строка авансового отчета — рассмотрим далее. Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет его еще называют авансовый отчет , утверждена приказом Минфина Украины от Прежде всего отметим : отчет составляется налогоплательщиком подотчетным лицом , который ое получил о данные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица абз.

Согласно абз. То есть авансовый отчет должно заполнять подотчетное лицо, а не бухгалтер предприятия. Подчеркивает это, в частности, Апелляционный суд Ивано-Франковской области в определении от Рекомендации о заполнении граф авансового отчета представлены в таблице. Названия граф авансового отчета публикуются на языке оригинала. Подотчетное лицо проставляет номер согласно журналу ведомости регистрации авансовых отчетов, который ведется в бухгалтерии.

Как правило, авансовые отчеты нумеруются последовательно по мере их поступления в бухгалтерию. Поэтому уместно вести журнал для их регистрации или аналитическую ведомость регистрации в электронном виде, где необходимо фиксировать, в частности, данные о номере авансового отчета, лице, составившем его, куда была командировка, на какой период, дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов, перерасход или остаток, а также делать отметку об их погашении.

Подчеркивают это и судебные органы. Так, Ленинский районный суд в г. Запорожье в решении от Заметим : хотя номер авансового отчета должно проставить подотчетное лицо, однако узнать оно его может только у бухгалтера.

Следовательно, фактически, несмотря на то что данный реквизит является первым по очереди, на практике он заполняется работником одним из последних — непосредственно во время представления авансового отчета в бухгалтерию. Указывается фактическая дата составления авансового отчета. Данный реквизит должен совпадать с датой предоставления авансового отчета, проставленной бухгалтером на отрывной части Расписка. Поскольку именно дата, указанная на отрывной части авансового отчета, удостоверяет, вовремя или нет представили отчетность об использовании подотчетных денежных средств.

Напоминаем : сроки представления авансового отчета определены в пп. Вместе с тем в ИНК от То есть если, например , во время командировки работник пользовался наличными с применением платежных карточек на цели, связанные с командировкой, и одновременно рассчитался карточкой для приобретения товаров на хозяйственные нужды, то в случае составления двух авансовых отчетов сроки на их представление будут разными.

Указывают наименование юрлица или самозанятого лица, предоставлявшего денежные средства под отчет. Указывая наименование, следует учитывать общие правила формирования названий.

Наименование юрлица состоит из организационно-правовой формы и названия. Можно также указывать и сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами юрлица. В случае если налоговым агентом является самозанятое лицо, следует не только полностью указать его фамилию, имя, отчество, но и уточнить, кем именно является налоговый агент: физическим лицом — предпринимателем или лицом, осуществляющим независимую профессиональную деятельность адвокатом, частным нотариусом и т.

Если денежные средства под отчет выдавало самозанятое лицо, то указывается его налоговый номер или серия и номер паспорта, если это самозанятое лицо отказалось от идентификационного номера. В последнее время случается, что контролеры пристально относятся к авансовым отчетам, в которых код ЕГРПОУ указан в одной ячейке, а не каждая цифра в отдельной ячейке.

Отметим, что такие требования проверяющих неправомерны. В соответствии с п. При этом допускается, что документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

То есть, мы считаем, что нет оснований признавать документ неправильно составленным, если соблюдены все обязательные реквизиты утвержденной формы бланка, но один из них немного видоизменен, нежели на утвержденном бланке. Главное, чтобы данный реквизит был. Указывают место работы отдел, цех и должность профессию лица, которому выдали денежные средства под отчет. Соответствующие поля следует утверждать с учетом организационной структуры предприятия. При этом если последняя не определена, а также в случае, если налоговым агентом является самозанятое лицо, на наш взгляд, не будет ошибкой указать только должность подотчетного лица.

В данном реквизите указывают номер учетной карточки подотчетного лица или его серию и номер паспорта, если такое лицо по своим религиозным убеждениям отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика имеет соответствующую отметку в паспорте.

Указывают, на какие цели выдавались денежные средства под отчет. Формулировка может быть в произвольной форме. В данной графе указывают при наличии сумму предыдущего аванса в гривнях с копейками , не возвращенного на дату составления авансового отчета, или не погашенную по состоянию на такую дату сумму перерасхода, о которой уже представлена отчетность.

Указывают сумму полученного аванса, а также способ, которым такой аванс был получен выдан из кассы, перечислен на личный карточный счет или снят с помощью корпоративной платежной карточки.

Если денежные средства выдают из кассы на основании расходного кассового ордера, то запись может быть следующей:. Передача подотчетных денежных средств одним работником другому запрещается.

Акцентирует на этом внимание и Черновицкий окружной админсуд в постановлении от Если речь идет о выдаче денежных средств под отчет в гривнях , то указывается цифрой сумма выданных денежных средств в гривне с копейками. Если под отчет выдавалась иностранная валюта например , на загранкомандировку , то из формы отчета следует — составлять авансовые отчеты все равно необходимо в нацвалюте — гривнях. То есть все расходы в валюте нужно переводить в гривню по официальному курсу кросс-курсу НБУ.

А это правильно сделает только бухгалтер, учитывая правила п. Посему, прежде чем заполнять данную графу, подотчетному лицу стоит обратиться к бухгалтеру за помощью. Вместе с тем поскольку аванс выдавался в иностранной валюте да и в подтверждающих документах указаны суммы понесенных расходов в командировке в инвалюте , вполне логично будет в этой графе через дробь указывать сумму денежных средств в гривнях и в той валюте, в которой выдавались денежные средства под отчет.

Если на заграничную командировку выдавались денежные средства в нескольких валютах например , в гривнях и евро , то сумма выданных денежных средств отражается отдельно по каждой валюте. Достаточно интересная ситуация получается, если подотчетному лицу выдают денежные средства в нескольких валютах например, в гривнях, долларах США и в евро. В любом случае общий итог полученных денежных средств должен отражаться в гривнях инвалюту пересчитывают по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств.

В данной графе указывают фактически израсходованную сумму средств на основании подтверждающих документов. Указывают сумму аванса, оставшуюся неиспользованной. Данную сумму подотчетное лицо должно вернуть в кассу или на текущий счет лица, выдававшего денежные средства под отчет в четко установленные сроки.

Неиспользованный остаток денежных средств, выданных под отчет, работник физлицо должен вернуть в кассу или зачислить на банковский счет предприятия, выдавшего такие денежные средства, до или при подаче авансового отчета пп.

Указывают сумму фактических расходов подтвержденных документально , превышающую сумму выданного аванса и подлежащую компенсации. Указывают количество подтверждающих документов, которое подотчетное лицо приобщает к авансовому отчету. В данной графе указывают сумму фактических расходов подтвержденных документально , превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу.

Отметим : перерасход бухгалтер может выдать подотчетному лицу только после утверждения авансового отчета. Указывается прописью сумма фактически израсходованных денежных средств в командировке, которая отражается в учетных регистрах. Отметим : законодательство не устанавливает сроки для утверждения авансового отчета руководителем предприятия самозанятым лицом.

Но такие сроки могут быть предусмотрены положением о командировках и графиком документооборота. Руководитель предприятия самозанятое лицо утверждает сумму расходов по авансовому отчету своей подписью. Отсутствие такой подписи руководителя может расцениваться как нарушение п. Подчеркивает это, в частности, Полтавский окружной админсуд в постановлении от Указывается сумма фактических расходов в командировке после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете.

То есть бухгалтерия должна утвердить те суммы расходов, которые подтверждены первичными документами. Ведь, собственно, авансовый отчет без наличия подтверждающих расчетных документов например, чеков, накладных и т. Акцентируют на этом внимание и судебные органы см. Заметим : действующим до И хотя действующее нынче Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от При проверке правильности оформления выдачи наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды, устанавливается достоверность подтверждающих документов , приобщаемых к отчетам об использовании денежных средств.

Именно о таком порядке проверки отмечает Тернопольский окружной админсуд в постановлении от Кстати, как и в случае с утверждением авансового отчета руководителем, сроки для проверки авансового отчета бухгалтерией на нормативном уровне не установлены. После проверки авансового отчета бухгалтер указывает счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке по авансовому отчету, и сумму данных расходов.

Бухгалтер, получивший авансовый отчет, заполняет расписку о том, что он принял отчет для проведения проверки именно дата, указанная в расписке, считается датой подачи авансового отчета. Здесь указываются: Ф. Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность представления авансового отчета см.

Запорожье от Отметим: поскольку для военного сбора не предусмотрено отдельное поле, придется данную информацию вписывать в авансовый отчет дополнительно. При этом учтите : повышающий коэффициент, предусмотренный п. Данный расчет внизу подписывает бухгалтер, составляющий его.

Также указывается дата составления расчета. Кроме того, подотчетное лицо нужно ознакомить под подпись с данным расчетом. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления подписи. Кроме того, если данные расходы были понесены в инвалюте, то уместно будет обратиться за помощью к бухгалтеру и привести порядок перерасчета суммы расходов по инвалюты в гривне.

Так, если расходы были понесены в гривне, то в этой строке указывается сумма понесенных расходов из подтверждающего документа. Если же расходы были осуществлены в инвалюте, то логично будет здесь через дробь указать сумму расходов в иностранной валюте из расчетного документа и ее эквивалент в гривнях. Для этого необходимо подробно прописать пересчет расходов по инвалюте в гривне, который мы рекомендовали привести в предыдущий графе.

Указывается дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом Дт 23 91, 92, 93, Указывается общий итог фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом в командировке. Своей подписью подотчетное лицо удостоверяет правильность данных, внесенных при заполнении авансового отчета, также указывается дата составления авансового отчета указанная на лицевой стороне авансового отчета около номера.

Все остальные графы авансового отчета заполняются аналогично — как и при командировках по Украине. Поэтому вышеприведенная таблица-подсказка — универсальна, и в ней описаны основные моменты, касающиеся в т.

Авансовый отчет: приложение документов

Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5. Защита социальных выплат от взысканий в году 6. Увеличение социальной поддержки семей с года 7. Компенсация ипотеки многодетным семьям в г.

Как правило, авансовые отчеты нумеруются последовательно по мере их . подтверждающие снятие наличных (квитанция/чек банкомата, кассовый чек, . При проверке правильности оформления выдачи наличных под отчет как​.

Виды документов для авансового отчета

Порядок заполнения данного отчета, к сожалению, не содержит четких рекомендаций касательно того, как заполнять отдельные графы. Поэтому зачастую возникает ряд вопросов. Как заполняется каждая строка авансового отчета — рассмотрим далее. Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет его еще называют авансовый отчет , утверждена приказом Минфина Украины от Прежде всего отметим : отчет составляется налогоплательщиком подотчетным лицом , который ое получил о данные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица абз. Согласно абз. То есть авансовый отчет должно заполнять подотчетное лицо, а не бухгалтер предприятия. Подчеркивает это, в частности, Апелляционный суд Ивано-Франковской области в определении от

Авансовый отчет: правила составления

С 1 июля года бухгалтеры должны принимать от работников документы на подотчет по новому списку. Старый порядок использовать нельзя. Продавец должен пробивать наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП ст. Поправка коснется случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена письмо Минфина от

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо — это абсолютно обычная практика для предприятий.

Правила оформления чеков для авансовых отчетов

Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти. Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты. В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Авансовые отчеты в году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения. Подробнее об этом см. Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в.

К авансовому отчету могут прилагаться документы, которые удостоверяют расходы подотчетного лица в условиях неприменения ККМ. К ним относятся товарные чеки с рынков и бланки строгой отчетности. При каких условиях такие расходы можно принять в целях налогообложения?

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Расчеты с работниками по подотчетным суммам
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Фортунат

    С июня 2017года от Приват 24 мне стали приходить ежемесчные уведомления о начисленных суммах и необходимости проплатить текущие коммунальные платежи по квартире, которую унаследовала. Всё это время я продолжаю оплачивать коммуналку через Мегабанк. Возникает вопрос: откуда ПриватБанк знает, что я унаследовала данную квартиру в 2014году? Я проживаю и прописана постоянно в собственной квартире по другому адресу.

  2. stoozappratcomp

    Это Путин виноват.

  3. Виргиния

    Хмн. По закону получается, что человек с графиком 5/2 не в состоянии делать ремонт. Потому что он тупо в разрешенное время работает на работе, а больше у него времени нет. По закону перфоратор вызывает дискомфорт получается, и могут вызвать вам полицию, орущие дети с другой стороны не вызывают так чтоли? Простой пример. Над нами живет семья ебанашек с 4мя детьми в двушке. Часто бывает такое, что они орут по ночам, она орет на них, муж на нее и понеслась. При этом им хер че предьявишь, на твои доводы им до пизды ну это же ребенок . Но зато, стоит только включить дрель в розетку, у них тут же оказывается дети спят, не мудрено, когда столько детей настрогали. С такими пидорасами не договоришься, и что делать? Я уже хотел им презервативы в почтовый ящик кидать, мож денег нету.